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规章制度

李可染艺术基金会档案管理办法(初稿)

发表日期:2012-10-12

第一章  总  则

第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《李可染艺术基金会章程》,规范发展,保障基金会的合法权益,使基金会的档案管理更加规范,特制定本办法。

第二条 基金会各类行政收发文件,要统一由办公室备案登记,随时收发,随时登记。

第三条 年度结束后,所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条 调阅存管行政资料和正在撰写中的行政文件,要严格办理手续。秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时,需持有正式文件或证明材料,经秘书长签字同意后,方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

第五条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管,杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第六条 各部门在项目计划完成后,应及时将项目档案进行备份,并将项目档案原件交由办公室归类存放,并按要求年限妥善保管。

第七条 基金会财务报表,月报表应于每月10日以前报秘书长,季报应于季终后20日前上报,年报应于年终后45日前上报。

第八条 年度结束后,当年所有会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅,一年后三月底以前全部分类归档入库。

第九条 对入库会计档案应进行登记,并编制库存档案资料索引;并按要求年限妥善安全保管。

第十条 归档的文件材料必须按年度立卷,各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第十一条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存),并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章  文件材料的收集管理

第十二条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知办公室。

第十三条 凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件),一律由办公室统一收集管理。

第十四条 由部门共同参与的活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
     1、基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后,应将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续;
     2、本基金会召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向办公室办理归档手续。

第十五条 各部门专(兼)职档案管理人员的职责:
     1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料;
     2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向办公室办好交接签收手续。
     3、承办人员借用文件材料时,应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第三章  归档范围

第十六条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十七条 相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十八条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。

第十九条 本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第二十条 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第二十一条 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第二十二条 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第二十三条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章  平时归卷

第二十四条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

第二十五条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。

第五章  会计档案管理

第二十六条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

第二十七条 每年形成的会计档案,应当由财务按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年,期满之后,应当由财务部编制移交清册,移交办公室指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交办公室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,办公室应当会同财务和经办人员共同拆封整理。

第二十八条 由于会计人员的变动会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第二十九条 本办法由李可染艺术基金会负责解释。

 

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