李可染艺术基金会档案管理办法

 第一章  总  则

第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《李可染艺术基金会章程》，保障基金会的合法权益，规范基金会的档案管理工作，特制定本办法。

第二条 归档的文件材料必须按照类别立卷，以年度为线索。基金会在工作中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法的规定，分别立卷归档。

第三条 基金会坚持由档案管理人员统一收集、管理文件材料制度。

 

第二章 档案的收集管理

第四条 基金会理事长指定专人作为档案管理人员负责档案归档工作。

第五条 档案管理人员应根据基金会的业务范围及当年工作任务，将项目资料汇集、归类、建档存管，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。

第六条 档案管理人员的职责：

1、了解基金会的工作业务，掌握基金会文件材料的归档范围，收集管理基金会的文件材料；

2、保证档案的真实、完整，主动跟踪各类档案的生成过程，及时收集、整理、认定档案。

3、认真执行平时归档制度，对文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕；

4、基金会项目承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续，准确、及时地提供档案服务。

第七条 基金会全体工作人员对各自经手及处理完毕或批存的文件材料，应注意保存，并主动交由档案管理人员集中统一保管。

第八条 公文承办人员应保证经办文件的完整，所有档案结束后应及时交由档案管理人员归档。如遇承办人员工作变动或因故离职时，承办人员应将经办文件材料向接办人员及档案管理人员交接清楚，不得擅自带走或销毁任何文件。

第九条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

 

 

第三章 行政档案管理

第十条 行政档案管理的归档范围包括：

1、 上级主管部门相关往来文件

2、 基金会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记要等；

3、 以基金会名义出具的重要请示、报告、函复等；

4、 相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；

5、 本基金会对外发文与有关单位来往的文件；

6、 基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等；

7、 基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

8、 本会专职、兼职工作人员和参加基金会招聘人员的人事简历及相关资料；

9、 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；

10、 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

11、 基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十一条 基金会各类行政收发文件，要统一由档案管理人员备案登记，随时收发，随时登记。

第十二条 凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件）、基金会缮印发出的公文，一律由档案负责人员统一收集管理。

第十三条 基金会召开会议，由会议主办人指定专人将会议材料、声像档案等交档案管理人员办理归档手续。

 

第四章 会计档案管理

第十四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

第十五条 基金会财务报表，月报表应于每月10日以前报理事长或秘书长，季报应于季终后20日前上报，年报应于年终后45日前上报。

第十六条 每年形成的会计档案，应当由财务按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，并按要求年限妥善安全保管。

第十七条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务主管保管一年，期满之后三个月内，由财务人员登记造册，移交理事长指定的档案管理人员保管。出纳人员不得兼管会计档案。

第十八条 移交档案管理人员保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理人员应当会同财务和经办人员共同拆封整理。

第十九条 由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由理事长签字或盖章。

 

第五章 项目档案管理

第二十条 项目档案管理的归档范围包括：

1、 项目建议书、项目概要、在申请时提供的辅证材料；

2、 项目协议；

3、 项目实施过程交流材料；

4、 项目实施过程中的文字资料如会议记录、沟通文件等。

5、 工作相关流程；

6、 项目成果；

7、 其他跟据项目档案资料的实际情况按照存档原则进行管理。

第二十一条 在基金会项目计划完成后，项目负责人应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由档案管理人员归类存放，并按要求年限妥善保管。

第二十二条 基金会所有工作人员都负有对项目资料和档案保密的义务。

 

第六章 其他档案管理

第二十三条 基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向档案管理人员办理归档手续。

第二十四条 档案管理人员应当对基金会所拥有的、保存的各类作品及复制品进行管理。

第二十五条 对于媒体报道部门原件剪报、照片、影片、录音、录像、视频等以及基金会的传播素材等均应进行档案管理。

 

第七章 立 卷

第二十六条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门配合，档案管理人员负责组卷、编目。

第二十七条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十八条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

 

第八章 档案的销毁

第二十九条 对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经理事长共同鉴定，报秘书长批准后，按规定销毁。

第三十条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

第三十一条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册表上签字。

 

第九章 档案借阅与利用

第三十二条 凡需使用档案者，均须经理事长批准后方能调阅。

第三十三条 案卷一般仅供在档案室阅看；立卷的文件、资料可外借，外借必须办理登记手续。

第三十四条 借阅期限一般不得超过十五天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第三十五条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告档案管理人员。

第三十六条 外单位借阅档案时，应持有单位介绍信或公函，经理事长批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须经理事长同意，且审核后方能带出。

第三十七条 档案的利用方式包括：提供档案原件、提供档案复印件、提供文件索引资料。

 

第十章 附则

第三十八条 本办法由李可染艺术基金会负责解释。

第三十九条 本办法自发布之日起执行。