采购管理办法

第一章  总则

第一条  为加强本基金会采购管理，降低采购风险，保障本基金会工作所需在对外交往和业务活动中发挥作用，特制定本办法。

第二条  本办法所指采购，是指以签订采购合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。包括本基金会秘书处及所有专项基金和项目的采购。

第三条  一切采购活动应符合本基金会章程及宗旨。

第四条  本基金会通过合理、高效、公开透明的采购方式，在满足需求的前提下，提高资金使用效率，实现社会效益最大化。

第二章  采购方式

第五条  本基金会采用以下方式：直接采购、询价比价、招标、竞争性谈判、单一来源采购。

第六条  本基金会的采购应根据对外开展工作和业务活动的需要，经采购需求部门提出申购计划后，按照本办法进行采购。涉及专业领域的采购应邀请相关专业技术人员参与。

第七条  供应商应具备下列条件：独立承担民事责任能力，具有良好的商业信誉和健全的财务制度，履行合同必要的专业技术能力和相关资质，经营活动中没有重大违法记录及法律法规规定的其他条件。

第三章  采购流程

第八条  采购需求部门应提交采购申请。申请内容包括：采购货物（服务）名称、型号（技术指标）、采购数量、预算金额、交货时间、验收要求 （后续服务）等。

第九条  由秘书处根据申请表确定采购方式。

（一）采购预算单项或批量金额达到300万元以上的货物和服务，300万元以上的工程项目原则上招标采购。由财务部门负责人、秘书处领导及项目负责人组成招标采购决策小组，秉持“公开、公正、公平、透明”的原则，进行招标采购；招标方式采用邀请招标或公开招标。

（二）符合下列条件之一的可以竞争性谈判或单一来源采购。

（1）招标后没有供应商投标，或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；

（2）技术复杂或者性质特殊的，如采用的必要的专利技术、专用技术或专业性极强的专有设备采购的；

（3）如遇自然灾害、事故灾难和公共卫生事件等突发事件需要紧急采购的；

（4）只能从唯一供应商处采购才能满足要求的；

（5）原有采购项目满足一致性的服务和配套，需从原供应商处添置的。

第十条  采购具体实施：

（一）招标：采购小组联合采购需求部门召集成立招标工作小组，编写招标文件（包括招标技术文件、招标商务文件），发出经秘书处批准的招标文件，评标，定标，签订采购合同。

（二）询价比价：采购需求部门依据采购申请确定符合资质的供应商名单，向三家及以上供应商发出询价通知书，让其报价。秘书处根据相关询价材料权衡质量、价格、交货时间、售后服务、供应商信用等因素进行评估，确定供应商。

（三）直接采购：采购时提供价格说明。

（四）采购合同应当采用书面形式，按照平等、自愿原则明确双方权利、义务和责任。合同执行过程中如遇到特殊情况影响正常执行，双方协商后应签订补充合同。

（五）采购需求部门依据采购合同及实际执行情况提出付款申请，财务部门核实后支付。

第四章  物资的保管

第十一条  本基金会的各类物资均由办公室统一集中管理，落实物资管理各个环节的实施、协调和核查。

第十二条  物资保管应做好如下工作：

（一）保持清洁卫生，防火防潮；

（二）分类摆放，码放整齐；

（三）定期检查，如有异常或变质的要及时上报处理。

第十三条  榜公示应每季度核对库存的物资，根据需要及时购置、补充。

第五章  验收、入库和出库

第十四条  采购验收及物资的出入库实行双人管理并设立台账。采购物资到货、工程（服务）结束后，应组织两人以上对照采购合同认真验货（包括品名、规格、数量、资质文件等），确保物资（服务）质量符合要求，验收合格后应填写入库登记表，并由采购者签名认可，办理接收、入库手续。

第十五条  大型或者复杂的工程项目应聘请国家认可的有资质的质机构参加验收。验收过程发现异常情况应及时报告，查明原因及时处理。

第十六条  物资出库时，出库管理员应根据物资清单发货，同时填写出库登记表，并由领用人签名认可。

第六章  物资的申购和领发程序

第十七条  物资的申购必须履行审批手续，程序为：

（一）申请人填写物资申购表；

（二）项目负责人审批；

（三）秘书处审核；

（四）秘书长审批。

通过后由秘书处集中采购，并移交入库管理员，做好入库登记。

第十八条  物资的领发必须履行审批手续，程序为：

（一）申请人填写物资领用申请表；

（二）部门负责人审核；

（三）秘书长审批。

通过后由出库管理员发放，并做好出库登记。

第十九条  申请人领取物资后因故未使用的，要及时退回秘书处，由保管员重新进行登记。

第七章  附则

      第二十条  本办法解释权归本基金会秘书处，2025年12月29日经本基金会理事会审议通过，自公布之日起实施执行。